Die Dokumentation der Baustelle mit Bautagebuch-Software

Eine der Hauptursachen für Mängel und Bauschäden bei der Ausführung von Bauvorhaben ist die Überlastung der Bauleitung.

Die Gründe hierfür sind u.a., dass Hilfsmittel zur effizienten Dokumentation der Baustellenabläufe und zur Kommunikation zwischen den Beteiligten entweder überhaupt nicht oder nicht sachgerecht eingesetzt werden.

Die Entwicklung des Baugeschehens zu einer immer größeren Zunahme der Generalunternehmertätigkeit in Verbindung mit dem Einsatz einer gestiegenen Anzahl an Nachunternehmern, Fachplanern, Sonderplanern und Projektbeteiligten, hat einen drastischen Anstieg des Bedarfs an Information und Kommunikation ausgelöst. Auch auf der Ebene der Architektur- und Ingenieurbüros erfordert ein immer dichteres Netz von normativen und vertraglichen Auflagen einen zunehmend hohen Administrationsaufwand. Viele dieser Aufgaben sind im Berichtswesen der Baustelle verankert, wie z.B. Baustellendokumentation, Behinderungsanzeigen, Planeingänge, Leistungsmeldung, Betonierprotokoll. Oft lösen sie eine Papierflut aus, deren Organisation ein hohes Maß an Disziplin erfordert und schnell unüberschaubar wird.

Darüber hinaus nimmt Aufwand zur Bearbeitung dieser Aufgaben inzwischen so viel Zeit in Anspruch, dass sie nur noch zu Lasten der ursprünglichen Aufgaben, wie Koordination und Qualitätskontrolle, bewältigt werden können. Die Folge ist ein Anstieg an mangelhaften Bauleistungen die zu wirtschaftlichen Schäden für alle Beteiligten führen.

Dabei handelt es sich gerade bei der Dokumentation des Bauablaufes um eine Routinearbeit, die für ein computergestütztes Arbeiten prädestiniert ist, weil viele immer wiederkehrende Prozesse automatisiert werden können. Trotzdem besteht die am meisten verbreitete Methode, ein Bautagebuch zu führen, in der handschriftlichen und nicht mehr zeitgemäßen Erfassung auf Vordrucken, die mit zeitaufwendigen Widerholungen verbunden ist. Denn viele Inhalte eines Tagesberichtes müssen täglich neu aufgeschrieben werden, obwohl sie oft mit denen des Vortages identisch sind oder nur geringfügig abweichen. Durch den Einsatz von Software kann die Baustellendokumentation vereinfacht und beschleunigt und die Überlastung der Bauleitung durch eine höhere Effizienz vermindert werden.

Eine weitere Steigerung der Effizienz kann mittels Smartphones und Tablets erreicht werden, mit denen die direkte Eingabe der Bautagesberichte vor Ort möglich ist.

Software, Notebooks und Smartphones erlauben die Dokumentation vor Ort

Der Schreibaufwand kann mittels Software erheblich reduziert werden, z.B. indem Firmendaten zentral hinterlegt werden und Beschreibungen wiederkehrender Prozesse kopiert werden. Durch den Einsatz von Software kann die Baustellendokumentation vereinfacht und beschleunigt und die Überlastung der Bauleitung durch eine höhere Effizienz vermindert werden.

Hierfür gibt es verschiedene Softwarelösungen, die für jeden Bedarf ihre besondere Stärken oder auch Schwächen haben. Einige sind Standalone Apps dir nur für mobile Geräte konzipiert sind, andere synchronisieren die eingegebenen Daten mit einer Desktopanwendung, weitere sind als Webapps angelegt, die aber ohne permanenten Internetzugriff nicht funktionieren. Mobile Bautagebuch Apps für Android und iOS bieten die Möglichkeit, mittels mobiler Geräten, wie Smartphones oder Tablet PCs die direkte Eingabe der Bautagesberichte vor Ort vorzunehmen.

Dies kann sich zunächst auf Eingaben beschränken, bei denen keine oder nur wenig Schreibarbeit nötig ist, z.B. die Erfassung der Baustellenbesetzung, also der anwesenden Firmen, die einfach aus der Firmenliste ausgewählt werden können. Später kann der Bericht mit dem Bautagebuch für Windows und Mac vervollständigt werden.

Anforderungen an die Software

Die wichtigsten Anforderungen an eine Bautagebuch-Software sind:

  • Einfache Handhabung, damit jeder "Normalanwender" das Programm bedienen kann.
  • Deutliche Vereinfachung der Schreibarbeit durch Stammdaten und Kopierfunktionen.
  • Minimaler Aufwand für die Einarbeitung (ohne aufwendigen Schulungen).
  • Hilfestellung bei der Eingabe durch Vorgabe aller erforderlichen Inhalte.
  • Erfassung der Baustellenbesetzung, Tagewerke und Arbeitszeiten, Geräte und Maschinen.
  • Mängelerfassung und Erstellung individueller Mängellisten.
  • Rechtschreibprüfung.
  • Starke Suchfunktion für schnellen und gezielten Zugriff auf die textlichen Inhalte.
  • Integration der Baustellenfotos einschließlich Kommentierung und Firmenzuordnung.
  • Möglichkeit der plattformunabhängigen, digitalen Speicherung, z.B. als PDF-Datei.
  • Großer Wiedererkennungswert gegenüber der bisherigen Dokumentation (Vorlage / Vordrucke).
  • Hinzufügen von Plänen und Dokumenten zu den Bauberichten.
  • Erstellen von Skizzen und Zeichnungen zur Veranschaulichung der geschrieben Informationen.
  • Bearbeiten und Kommentieren der Baustellenfotos und Ausgabe in ein Online-Fotoalbum.
  • Eingabe-Software für Mobile Geräte (App für Android und iOS) zur direkten Baustellendokumentation vor Ort.